値上げに勝てない会社は「買い方」を見直していない。間接材購買を見える化して固定費を1割下げる方法

原材料費、電気代、配送料、事務用品——ここ数年、あらゆるコストが上昇しています。多くの企業が販売価格への転嫁を模索する一方、自社の「買い方」そのものを見直している会社は多くありません。

特に手つかずになりやすいのが間接材です。製品の材料そのものではないが、事業運営に必要な物品やサービス——事務用品、パソコン、通信費、清掃、警備、印刷、備品のリース、ソフトウェアのライセンス。これらは1件あたりの金額が小さいため、決裁も現場任せになりがちです。

しかし積み上げると、中小企業でも年間数千万円規模になります。しかも購入先や単価が長年見直されていないケースが大半です。本記事では、間接材購買を見える化し、固定費を1割規模で削減するための具体的な進め方を解説します。

なぜ間接材購買は放置されるのか

「小さいから」見過ごされる

間接材の特徴は、1件あたりの金額が小さいことです。5,000円の事務用品の発注に、誰も原価分析を行いません。しかし年間で見れば、それが数百件積み上がります。

費目	月額の例	年額
事務用品・消耗品	8万円	96万円
通信費（固定・携帯・回線）	25万円	300万円
複合機リース・印刷費	12万円	144万円
清掃・警備・設備保守	18万円	216万円
ソフトウェアライセンス	22万円	264万円
車両関連（リース・保険・燃料）	30万円	360万円
合計	115万円	1,380万円

社員50名規模でも、間接材の総額は年間1,000万円を超えることが珍しくありません。この1割を削減できれば、年間100万円以上の利益改善になります。

担当が分散している

間接材の購買は、費目ごとに担当がバラバラです。事務用品は総務、通信は情報システム、車両は営業部——というように分散していると、全体像を把握している人が社内に存在しません。

その結果、同じベンダーから複数部署が別々の条件で購入している、というような非効率が放置されます。

「切り替えが面倒」という心理

購買先を変えるには、相見積もりの取得、社内調整、切り替え作業が必要です。担当者にとっては、現状維持のほうが圧倒的に楽です。

しかも間接材の削減は、成功しても目立ちません。売上を上げた人は評価されますが、コピー用紙の単価を下げた人が表彰されることはまずないでしょう。この構造が、見直しを遠ざけています。

ステップ1:間接材の全体像を可視化する

支出をベンダー別に集計する

最初にやるべきは、何にいくら払っているかを1枚の表にすることです。会計ソフトから直近12ヶ月の支払データを出力し、支払先（ベンダー）別に集計します。

ベンダー名	費目	年間支払額	契約形態	担当部署	最終見直し
A事務機	複合機リース・保守	144万円	5年リース	総務	2021年
B通信	携帯電話	168万円	台数課金	総務	2019年
Cサプライ	事務用品	96万円	都度発注	各部署	未実施
Dソフト	業務システム	240万円	年間ライセンス	情シス	2024年

この表を作るだけで、多くの発見があります。特に「最終見直し」の列は重要です。5年以上見直していない契約は、市場価格から乖離している可能性が高いためです。

パレート分析で優先順位をつける

支出額の大きい順に並べると、上位20%のベンダーで支出全体の80%程度を占めることが一般的です。まずはこの上位に集中します。

年間1万円の消耗品を値切るより、年間240万円のシステム契約を10%下げるほうが、はるかに大きな効果があります。

「見えない支出」を探す

会計データに現れにくい支出もあります。次を意識して確認してください。

• クレジットカード決済のサブスクリプション:各部署が個別に契約しているSaaS
• 自動更新されている保守契約:使っていない機器の保守
• 休眠アカウント:退職者分のライセンスが残っている
• 重複契約:似た機能のツールを部署ごとに契約している

特にソフトウェアライセンスは、実際の利用者数と契約数が乖離しているケースが多く見られます。

ステップ2:削減余地の大きい費目から着手する

費目別の削減アプローチ

間接材は費目によって有効な手段が異なります。

費目	主な削減手段	削減余地の目安
通信費	プラン見直し、不要回線の解約、キャリア再交渉	10〜30%
複合機・印刷	カウンター単価交渉、印刷枚数の削減、機種のダウングレード	15〜30%
ソフトウェアライセンス	利用実態に基づく契約数の見直し、重複ツールの統合	10〜40%
事務用品・消耗品	発注先の集約、購買サイトの一本化、規格品への統一	5〜15%
電力	契約プラン・契約電力の見直し	5〜15%
車両	保有台数の見直し、リース条件の再交渉	10〜20%
保守・清掃・警備	仕様の見直し（頻度・範囲）、相見積もり	10〜25%

「単価」より「量」と「仕様」を疑う

コスト削減というと単価交渉を思い浮かべがちですが、実際に効果が大きいのはそもそも必要かという問いです。

• 複合機:カラー印刷の単価を下げるより、カラー印刷そのものを減らす
• 通信:1回線あたりの料金より、使われていない回線がないかを確認する
• 清掃:単価より、週5回の清掃が本当に必要かを検討する
• ライセンス:割引率より、実際に使っている人数を確認する

仕様や数量の見直しは、単価交渉より効果が大きく、しかも取引先との関係を損ないません。

利用実態を測る

「必要かどうか」を判断するには、利用データが必要です。

• ソフトウェア:管理画面で過去90日間のログイン実績を確認する
• 複合機:カウンター情報から部署別・カラー/モノクロ別の印刷枚数を出す
• 携帯電話:通話・データ使用量の実績を確認する
• 車両:運行記録から稼働率を算出する

データがあれば、社内の説得も容易になります。「使っていないから解約」は、感覚ではなく事実で示すべきです。

ステップ3:購買プロセスを整える

発注先を集約する

同じカテゴリの物品を複数のベンダーから購入している場合、集約することでボリュームディスカウントが期待できます。

ただし1社に完全依存すると、価格交渉力を失い、供給リスクも高まります。主要なカテゴリでは2社体制を維持し、定期的に条件を比較する形が安全です。

購買ルートを一本化する

各部署が自由に発注している状態では、単価も購入先も統制できません。次のような仕組みを整えます。

項目	整備内容
購買サイトの一本化	事務用品などは指定の購買サイトからのみ発注
標準品リストの作成	「ボールペンはこの型番」など、選択肢を絞る
承認基準の設定	金額に応じた決裁ルート（例:3万円以上は部門長承認）
発注記録の一元化	誰が何をいつ発注したかを記録

標準品リストは、コスト削減だけでなく発注時の判断負荷も減らします。「どれを買えばいいか」で悩む時間がなくなるためです。

相見積もりのルールを決める

一定金額以上の購買については、相見積もりを必須とします。

• 年間50万円以上の契約は3社以上から見積もりを取得する
• 3年以上継続している契約は、更新時に必ず相見積もりを取る
• 見積依頼時の仕様書は統一フォーマットを使う

3点目が意外に重要です。仕様が曖昧なまま見積もりを取ると、各社の提案内容がバラバラになり、比較できません。

ステップ4:交渉と切り替えを実行する

交渉の前に準備すること

価格交渉に臨む前に、次を用意します。

• 現在の契約内容（単価・数量・契約期間・解約条件）の整理
• 他社からの見積もり（比較材料）
• 自社の利用実態データ
• 求める条件の優先順位（価格・納期・サポートのどれを重視するか）

特に他社見積もりの有無で、交渉の結果は大きく変わります。既存ベンダーも、失注リスクが具体的に見えて初めて条件を見直します。

交渉は「関係を切らない」前提で

長年の取引先に対して、いきなり「他社が安いので切り替えます」と伝えるのは得策ではありません。次のような伝え方が現実的です。

「継続してお願いしたいと考えていますが、コスト見直しの方針が出ており、他社との比較を行う必要があります。現在の条件で見直せる余地はありますでしょうか」

多くの場合、既存ベンダーは条件を見直します。切り替えのコスト（切り替え作業・関係構築のやり直し）を考えれば、既存先に条件改善してもらうほうが合理的なケースも多いのです。

切り替えのコストも計算に入れる

年間10万円安くなっても、切り替えに20時間かかり、業務が2週間混乱するなら、初年度の実質的な効果は限定的です。

検討項目	確認内容
切り替え作業の工数	設定変更、データ移行、教育
業務への影響	一時的な混乱、慣れるまでの生産性低下
解約違約金	既存契約の中途解約条件
初期費用	新規契約の導入費用

これらを含めた3年間の総コストで比較すると、判断を誤りにくくなります。

ステップ5:継続的な仕組みにする

年1回の棚卸しを定例化する

コスト削減を一度きりのプロジェクトで終わらせると、3年後には元の状態に戻ります。年1回、決算期の前などに次を実施します。

• 全ベンダーの年間支払額を再集計する
• 3年以上見直していない契約をリストアップする
• ソフトウェアの利用実態（ログイン実績）を確認する
• 前年の削減施策の効果を検証する

契約の更新期限を管理する

多くの間接材契約には自動更新条項があります。更新期限を管理していないと、見直しの機会そのものを失います。

契約台帳を作成し、更新期限の3〜6ヶ月前にアラートが出る仕組みを整えてください。この管理があるかどうかで、交渉のタイミングを確保できるかが決まります。

現場に削減インセンティブを持たせる

削減した金額の一部を、その部署の予算として使えるようにする——といった仕組みがあると、現場が主体的に削減を考えるようになります。

削減額がすべて会社に吸い上げられる制度では、現場が協力する理由がありません。

導入事例:社員65名の製造業が年間420万円を削減

ある金属加工メーカーでは、原材料費の高騰により利益率が悪化していました。販売価格への転嫁交渉と並行して、間接材の見直しに着手しました。

まず、直近12ヶ月の支払データをベンダー別に集計したところ、間接材の年間総額は約2,900万円と判明しました。上位15社で全体の82%を占めていました。

同社が実施したのは次の4点です。

施策	内容	年間削減額
ソフトウェアの棚卸し	ログイン実績のないライセンス38件を解約、重複ツール2種を統合	156万円
通信契約の見直し	使用実績の少ない携帯回線12本を解約、プランを実績に合わせて変更	84万円
複合機の再契約	印刷枚数の実績をもとに機種をダウングレード、カウンター単価を再交渉	62万円
事務用品の購買集約	3社から1社に集約し、標準品リストを整備	38万円
清掃・警備の仕様見直し	清掃頻度を週5回から週3回に変更	80万円

合計で年間420万円の削減を実現しました。削減率は約14%です。

同社の管理部長は「一番効いたのは、使っていないソフトウェアの解約だった。誰も全体を見ていなかったので、退職者のアカウントが何年も残っていた」と述べています。

実行チェックリスト

• 会計ソフトから直近12ヶ月の支払データを出力した
• ベンダー別・費目別に年間支払額を集計した
• 支払額の大きい上位20%のベンダーを特定した
• 各契約の「最終見直し時期」を記入した
• クレジットカード決済のサブスクリプションを洗い出した
• ソフトウェアの過去90日間のログイン実績を確認した
• 退職者分のアカウント・ライセンスが残っていないか確認した
• 複合機のカウンター情報から部署別の印刷枚数を集計した
• 「単価」より先に「数量」と「仕様」の見直し余地を検討した
• 年間50万円以上の契約について相見積もりのルールを決めた
• 切り替えコスト（工数・違約金・初期費用）を含めて3年総額で比較した
• 契約更新期限の台帳を作り、3〜6ヶ月前のアラートを設定した
• 年1回の棚卸しを定例業務に組み込んだ

よくある質問(FAQ)

Q1:取引先との関係を悪化させずに交渉するには?

「他社が安い」ではなく「社内でコスト見直しの方針が出た」という会社としての事情を前面に出すと、担当者個人への攻撃になりません。また、価格以外の条件（納期の柔軟性、支払サイトなど）も含めて交渉すると、双方に利のある着地点が見つかりやすくなります。

Q2:削減の担当者を置く余裕がありません。

専任者は不要です。総務・経理の担当者が年1回、2〜3日かけて集計と分析を行うところから始めてください。最初の集計さえできれば、削減余地の大きい費目は自ずと見えてきます。

Q3:安いベンダーに切り替えて品質が落ちないか心配です。

品質要件を明文化してから相見積もりを取ることで、この不安は解消できます。「清掃であれば週何回、どの範囲を、どの水準で」という仕様を先に決め、それを満たす前提で価格を比較してください。仕様なしの価格比較は、品質低下を招きます。

Q4:削減できた分は何に使うべきですか?

一部を現場に還元する仕組みを推奨します。削減額の一定割合を部署の裁量予算とすると、翌年以降も現場が主体的に削減を提案するようになります。全額を利益として吸い上げると、削減活動は一度きりで終わりがちです。

まとめ:「買い方」の見直しは最も確実な利益改善策

売上を上げるには顧客の判断が必要ですが、コストの見直しは自社の判断だけで実行できます。最後に本記事の要点を整理します。

• 間接材は社員50名規模でも年間1,000万円を超える。1割削減で100万円以上の利益改善
• まず直近12ヶ月の支払データをベンダー別に集計し、1枚の表にする
• 上位20%のベンダーが支出の80%を占める。ここに集中する
• 単価交渉より「数量」と「仕様」の見直しのほうが効果が大きい
• 判断には利用実態のデータ（ログイン実績、印刷枚数、稼働率）が不可欠
• 発注先の集約、標準品リスト、相見積もりルールで購買プロセスを整える
• 切り替えは3年間の総コストで判断する。工数と違約金も計算に入れる
• 年1回の棚卸しと契約更新期限の管理で、継続的な仕組みにする

まずは会計ソフトから支払先の一覧を出力してみてください。「これは何の支払いだろう」という項目が1つでも見つかれば、そこが最初の削減候補です。